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FUNDAMENTOS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN: Centro de documentación: tipología.
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Un centro de documentación, a juicio de Nuria Amat, tiene como objetivo proporcionar la documentación solicitada por el usuario o por una institución y para ello deben aplicar las técnicas documentales. Además, se diferencia por sus objetivos, su dimensión geográfica, su especialidad y su campo de actuación.

Treffel: el centro de documentación es el lugar donde se encuentran almacenados, conservados y difundidos los documentos necesarios para el funcionamiento de un servicio administrativo, de una actividad o de una empresa y también el lugar donde se realiza la búsqueda de información de los documentos que necesita el usuario.
De esta definición se desprenden dos ideas básicas:
1.-  El centro de documentación trabaja para conservar y almacenar...
2.-  pero  también para difundir su contenido.

Resulta muy difícil, por no decir imposible, establecer una tipología de centros que lleven a cabo las operaciones de la cadena documental. Incluso a nivel mundial se han intentado diversas clasificaciones, dependiendo del grado de profundidad y objetivos del centro, pero si en algunos casos la distinción es muy clara, en otros, la dificultad es enorme.

Nuria Amat propone en su libro: "Documentación científica y nuevas tecnologías de la Información" la siguiente clasificación:

Centros de Documentación nacionales: se encargan de procesar, seleccionar, analizar y difundir toda la información y documentación producida en un país.
Normalmente dependen de organismos gubernamentales.
Ofrecen publicaciones impresas y magnéticas de su fondo bibliográfico y analítico.
Centros de Documentación internacionales: son centros especializados en un campo concreto del que procesan toda la información y documentación que sobre esa disciplina se produce en el mundo.
Son conocidos también como servicios de análisis.
Centros de Documentación especializados: seleccionan y trabajan sobre documentación e información en una disciplina muy concreta a nivel nacional o internacional, pero profundizando en la materia y teniendo muy en cuenta las necesidades de los usuarios.
Servicio de análisis: se dedican esencialmente a elaborar el análisis documental de los documentos primarios publicados internacionalmente sobre una disciplina concreta, para difundirlos comercialmente a través de publicaciones impresas o magnéticas.
Bibliotecas de depósito: su principal objetivo consiste en conservar, con expresa intención de difundir, todos los documentos originales científicos a nivel territorial, nacional o internacional.
Se denominan de depósito porque abren cuentas de depósito, en forma de talonarios de cupones a sus clientes (usuarios u otras bibliotecas). Su razón de ser radica en la distribución rápida de los documentos.
Centros de orientación o referencia: estos organismos remiten al usuario a la fuente o fuentes más aptas para obtener la información deseada.
El centro de referencia no proporciona la información deseada sino que informa al usuario de dónde puede conseguirla.
Las peticiones a este tipo de centros puede hacerse por carta, teléfono o visita personal.
Bases de Datos: aquellos centros que partiendo de la creación de un fichero bibliográfico deciden procesarlo por ordenador de acuerdo a un programa informático establecido se convierten en productores de bases de datos.
Servicios de Teledocumentación: aquellos servicios constituidos como bases de datos y que una vez procesadas en un gran ordenador o host actúa como distribuidor y permite el acceso a cada una de las terminales mediante una comunicación instantánea y dialogada (on line) con la base de datos correspondiente.

2. Creación y mantenimiento de un centro de documentación: tareas.

Un centro de documentación, además de un espacio físico o virtual dentro de un sistema de redes, es un lugar donde se llevan a cabo multitud de funciones administrativas, documentales y de servicio al usuario.

2.1 El Centro se constituye por primera vez.

Visitar otros centros para determinar el tipo de documentos que usan.
Comprobar su funcionamiento.
Corregir sus errores.
Observar su método de trabajo.
Determinar su fiabilidad.
Contrastar sus resultados.
Poner en práctica los aspectos aprovechables de ese centro.

2.2 El Centro ya lleva un tiempo funcionando.

¿Conocemos en realidad las necesidades de los usuarios?.
¿Cómo vamos actualizando nuestras fuentes?.
¿Qué tipo de seguimiento hacemos?.
Propuestas de selección diaria de contenidos.
Participación del documentalista en la actualidad de la información.
Reparto de las tareas ante la avalancha informativa.
Concreción de las mismas.
Propuestas de otros documentalistas del centro.
Reunión semanal para delimitar el valor de los documentos seleccionados.
Determinar cual de los más utilizados en los últimos días pueden llegar a tener valor documental.

2.3 Tareas a desarrollar.

1. La selección y las fuentes de información: el centro de documentación tiene que crear un fondo (reunir una serie de obras, esto es la materia prima) para difundirlo y gestionarlo.
El primer problema que se plantea es la selección.
Por tanto, hay que saber seleccionar cuales son los contenidos que van a demandar los usuarios.
Se pueden conocer a través de una investigación o encuesta.
Coll-Vinent considera, a la hora de seleccionar, que hay que conocer de antemano el entorno informativo del centro de documentación, es fundamental para evitar repeticiones y para poder solicitar otros documentos nuevos.
2. El siguiente paso a la selección es el registro, investigación, catalogación y gestión.
Cuando llegan los documentos al centro se registran a través de números currens     (el primer documento que llega es el número uno y así sucesivamente). Este tipo de registro sólo sirve para funciones administrativas o de control interno del centro.
Después del registro y el inventario se procede a la descripción bibliográfica mediante la extracción de la ideas básicas del documento (autor, título, etc.) y todos esos datos se plasman a través de la catalogación en los diferentes tipos de catálogos, de tal forma que ya estén listos para gestionarlos. A continuación, el análisis de contenido: indización y resumen si son necesarios.
3. Copias e intercambios de documentos.  Para ello hay que determinar el valor de los documentos.
En la mayoría de los centros se trabaja con copias y sólo los investigadores tienen acceso a documentos originales.
Tradicionalmente la gestión de copias las hacia el documentalista, pero actualmente las hace cada usuario.
4. Los centros de documentación preparan ficheros y dossieres.
Fundamentalmente trabajan con dos tipos de fichas: fichas bibliográficas y fichas analíticas, que son las más importantes, ya  que además de datos bibliográficos aportan un resumen del contenido.
Los dossieres son elaborados por los centros de documentación con carácter generalizado y tienen garantizado una serie de consultas. Y otros más especializados que se preparan previo pago.

3. Organigrama del centro.

Los centros de documentación trabajan, por lo general, con un director o responsable, dos o tres auxiliares y algún becario:

• Director: coordina y organiza todo el trabajo. Se encarga de elaborar las normas y pautas de trabajo del centro.
Auxiliares: uno de ellos se encarga de la descripción bibliográfica y catalogación; otro se encarga de la indizacíon y el resumen documental; el tercero trabaja atendiendo las peticiones del usuario.
En los centros de documentación, generalmente, no hay rotación en la labor que se desempeña.
Becarios: se dedican hacer de todo un poco, pero en algunos centros han asumido responsabilidades importantes durante el tiempo de beca.

Además del equipo humano, hay un equipo técnico cuya idea a fundamental es que disponga de sistemas de consulta en línea con otros centros de documentación, dependiendo si es más especializado o generalizado. Resulta muy difícil generalizar qué tipo de herramientas deben emplear, ya que las usarán en función de sus necesiades y las de sus usuarios.

4. Servicios documentales que ofrecen.

Tradicionalmente, las bibliógrafas nacionales de los centros de documentación. También ofrecen fondos documentales de carácter general y/o especializado, fuentes de información, catálogos, etc, es decir listas de documentos conservados en una unidad de información a los que se puede acceder por autores, materias, títulos o lugares geográficos. Y, en último lugar, los repertorios y fuentes de información tanto en su versión impresa o electrónica.

Fuente - Autor: / Publicado en mercadeoypublicidad.com


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6582 / 01- May- 2007
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